9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn có thể khai thác được tối đa tính năng mà Gmail mang đến

0

Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất hiện nay và tất nhiên có lý do chính đáng đằng sau tuyên bố này. Trước hết, nó miễn phí và đi kèm với các dịch vụ khác của Google. Thêm vào đó, Google tích hợp rất nhiều tính năng để giúp bạn quản lý hiệu quả hộp thư đến và tăng năng suất khi làm việc với nội dung email của bạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ tất cả các tính năng này.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Gmail - Ảnh 1.

Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp cho bạn danh sách các tính năng hữu ích nhất của Gmail, cũng như cách kích hoạt chúng. Như sau.

1. Bật Ngăn xem trước

Microsoft Outlook và ứng dụng Thư trên Windows 10 có một tính năng rất hữu ích được gọi là Ngăn xem trước. Giao diện người dùng (UI – User Interface) sẽ được chia thành 3 cột: Hộp thư đến (Inbox) / Thư mục (Folder), danh sách email trong Hộp thư / Thư mục, và Khung xem trước. Khi bạn chọn một email từ danh sách email, nội dung của nó được hiển thị trên Ngăn Xem trước.

Nhiều ứng dụng email trên máy tính để bàn có giao diện người dùng tương tự. Thunderbird và ứng dụng Mail trên macOS cũng không ngoại lệ.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng mà Gmail cung cấp - Ảnh 2.

Nếu bạn thích bố cục cụ thể này nhưng muốn có nó trên phiên bản web của Gmail, bạn có thể bật nó trong Gmail. Để bật Ngăn xem trước trong Gmail, bạn cần bật một tính năng gọi là Ngăn xem trước theo cách sau.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa Gmail - Ảnh 3.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn “Xem tất cả cài đặt”.

Nhấp vào tab “Hộp thư đến”, chuyển đến tùy chọn “Ngăn đọc” và chọn “Bật ngăn đọc” và “Bên phải hộp thư đến”.

Cuối cùng, nhấn Save Changes để lưu lại.

2. Dự đoán những gì bạn sẽ viết trong email (Smart Compose)

Smart Compose được xây dựng dựa trên khái niệm Trả lời thông minh, có khả năng dự đoán những gì bạn sẽ viết trong email. Khi bạn viết, văn bản gợi ý xuất hiện trên nền của dòng hiện tại và có màu nhạt hơn. Sử dụng thử nghiệm cho thấy tính năng này không hoàn hảo lắm, đôi khi chấp nhận gợi ý nhưng chỉ hiện một từ ở cuối câu. Có lẽ càng sử dụng Smart Compose, nó càng có thể nhận ra và hiểu ngữ cảnh của nội dung thư.

>>> Xem thêm:  Hàm LEFT/RIGHT: Công thức, cách dùng trong Excel

Smart Compose hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh và Google cũng cảnh báo rằng Smart Compose không có khả năng đưa ra câu trả lời và không phải lúc nào cũng đoán chính xác.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng mà Gmail cung cấp - Ảnh 4.

Để kích hoạt Smart Compose, hãy làm như sau.

Đi tới “Xem tất cả cài đặt”> Chung. Vào phần tùy chỉnh “Smart Compose”, tích vào hai tùy chọn “Viết đề xuất trên” và “Bật cá nhân hóa”. Cuối cùng, bấm Save Changes để lưu lại.

3. Báo lại email để kiểm tra sau

Trong khi kiểm tra email, bạn có thể nhận được những email cần phản hồi nhưng tạm thời không khả dụng do có việc bận. Đối với những email như vậy, Gmail cung cấp một tính năng khá tiện dụng được gọi là “Tạm ẩn”.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng của Gmail - Ảnh 5.

Sử dụng Tạm ẩn cho phép bạn tạm ẩn những email như vậy từ hộp thư đến của mình ngay lập tức và xem lại chúng vào ngày / giờ được chỉ định.

4. Lên lịch gửi email tự động

Với tính năng lên lịch gửi email tự động (Schedule Send), người dùng có thể chọn bất kỳ khoảng thời gian nào để lên lịch gửi email. Khi đạt đến thời gian đã đặt, Gmail sẽ tự động gửi thư bạn đã soạn. Người dùng có thể kiểm tra các email đã lên lịch để chỉnh sửa nội dung và hủy gửi nếu muốn. Điều này giúp ích cho bạn rất nhiều khi tránh quên gửi những email quan trọng, hoặc tránh gửi nhầm email.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Gmail - Hình 6.

Để sử dụng tính năng Gửi theo lịch, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng tam giác tại nút Gửi và chọn Gửi theo lịch.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Gmail - Ảnh 7.

Sau đó tiến hành thiết lập ngày giờ bạn muốn để Gmail tự động.

>>> Xem thêm:  Để tăng thời lượng dùng pin cho iPhone, bạn nên thực hiện những thao tác này

5. Sử dụng chế độ bí mật cho email

Chế độ bảo mật đi kèm với công cụ quản lý quyền thông tin mới của Google, cho phép bạn đặt các tùy chọn về cách hiển thị, xem và chia sẻ email của bạn. Về cơ bản, một email được gửi bí mật không thể được chuyển tiếp hoặc in. Bạn có thể đặt ngày hết hạn và thêm yêu cầu mật mã để tăng tính bảo mật khi xem email.

Để sử dụng chế độ bí mật, mỗi khi viết email, bạn cần phải mở nó ra mới có thể sử dụng, tính năng này không thể được đặt mặc định trên tất cả các số liên lạc.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Gmail - Hình 8.

Để bật Chế độ bảo mật cho email, hãy nhấp vào biểu tượng đồng hồ trong cửa sổ soạn email.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Gmail - Ảnh 9.

Cửa sổ Chế độ bảo mật xuất hiện, bạn đặt ngày hết hạn cho email cũng như yêu cầu mật khẩu cho email của mình. Bạn có thể không chọn yêu cầu mật mã cho email, nhưng cần có ngày hết hạn và bạn phải thiết lập nó.

Bạn có thể đặt yêu cầu mật mã cho email an toàn hơn, tương tự như xác thực hai yếu tố. Bằng cách này, nếu ai đó có quyền truy cập vào máy tính của người nhận, họ sẽ vẫn cần mật mã để xem email. Google tự động tạo mật mã và gửi mật khẩu đến điện thoại của người nhận qua tin nhắn văn bản mỗi khi email được mở và người nhận phải nhập mã để xem nội dung email. Yêu cầu mật mã sẽ yêu cầu bạn biết số điện thoại di động của người nhận.

6. Chặn các email tiếp thị hoặc liên hệ không mong muốn

Nếu bạn thường xuyên bị làm phiền bởi những email rác do cá nhân, tổ chức phát tán, bạn có thể chặn chúng một cách đơn giản bằng những cách sau.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Gmail - Ảnh 10.

Nhấp vào mở rộng menu biểu tượng trong email spam và chọn “Chặn [tên_người_gửi_email]”Xong. Mọi thứ còn lại để Google lo.”

>>> Xem thêm:  Cách up file ghi âm lên Facebook

7. Tạo lịch nhắc sự kiện từ email đã nhận

Nếu ai đó gửi email cho bạn thông báo về thời gian cho một cuộc họp hoặc có thể là lời mời tham gia một sự kiện, bạn có thể dễ dàng thêm thông báo đó vào Lịch Google của mình để Google có thể nhắc bạn.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa Gmail - Ảnh 11.

Cụ thể, hãy nhấp vào biểu tượng menu mở rộng ở đầu email và chọn “Tạo sự kiện”.

8. Thêm các email quan trọng vào Google Tasks để dễ theo dõi

Gmail cho phép bạn tạo công việc từ các email quan trọng ngay trong hộp thư đến của mình. Nó giúp bạn theo dõi những thông tin quan trọng, những dự án sắp tới,… Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho những công việc đó để nhắc nhở bản thân về thời hạn của chúng.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng mà Gmail cung cấp - Ảnh 12.

Để thêm email vào Google Task, hãy nhấp vào biểu tượng “Thêm vào công việc” trong thanh công cụ bên dưới hộp tìm kiếm.

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng mà Gmail cung cấp - Ảnh 13.

Giao diện Google Tasks hiện ra, bạn nhập thông tin cần nhớ.

9. Dịch email trực tiếp

Trong thế giới hiện đại, nơi Trái đất đã trở nên nhỏ bé, việc nhận được email bằng tiếng nước ngoài không còn là chuyện lạ. Gmail sẽ trợ giúp trong những trường hợp như vậy, nhờ tính năng dịch thư (Translate Message), Google Translate được tích hợp sẵn. Bạn có thể sẽ không thấy tính năng này hữu ích cho đến một ngày khi bạn cần nó!

9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa các tính năng mà Gmail cung cấp - Ảnh 14.

Để sử dụng, hãy mở email cần dịch và nhấp vào biểu tượng menu mở rộng ở bên phải. Nhấp vào tùy chọn “Dịch tin nhắn”.

Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn.

Xem thêm nhiều thủ thuật khác tại : https://excel-cracker.com/thu-thuat-pc

Leave A Reply

Your email address will not be published.