Cách sử dụng AutoSum trong Excel

Trong bài đăng này, Học Excel Online sẽ giải thích cho bạn AutoSum là gì và cách hiệu quả nhất để sử dụng AutoSum trong Excel. Bạn sẽ học cách tự động tính tổng các cột và hàng bằng cách sử dụng Tổng hoặc chỉ tổng các ô hiển thị, tính tổng cách các hàng và cột được chọn và lý do tại sao Excel AutoSum không hoạt động.

Bạn có biết rằng TỔNG . hàm số là chức năng đang được nhiều người quan tâm? Để chắc chắn, chỉ cần xem danh sách 10 hàm Excel phổ biến nhất của Microsoft. Không có gì ngạc nhiên khi Microsoft quyết định thêm AutoSum vào thanh menu của Excel. Vì vậy, nếu bạn muốn biết “AutoSum trong Excel là gì?” thì có lẽ bạn đã có câu trả lời.

Về cơ bản, Excel AutoSum tự động nhập công thức để tính tổng các số trong bảng tính của bạn. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể xem các phần tiếp theo của bài viết này.

Nút AutoSum nằm ở đâu trong Excel?

Nút AutoSum có sẵn ở hai vị trí trên thanh menu Excel.
1. Trang chủ> Chỉnh sửa> AutoSum:

ham-sum-in-excel
ham-sum-in-excel

2. Công thức> Thư viện hàm> Tổng tự động:

Hàm-SUM-trong-Excel
Hàm-SUM-trong-Excel

Cách sử dụng AutoSum trong Excel

Bất cứ khi nào bạn cần tính tổng một dải ô hoặc có thể là tổng của một cột, hàng hoặc một số cột và hàng liền kề, bạn có thể sử dụng AutoSum để tự động tạo một công thức thích hợp.

Để sử dụng AutoSum trong Excel, hãy làm theo 3 bước đơn giản sau:

  1. Chọn một ô bên cạnh các số bạn muốn tính tổng:
    • Để tính tổng một cột, hãy chọn ô bên dưới giá trị cuối cùng của cột.
    • Để tính tổng một hàng, hãy chọn ô ở bên phải của số cuối cùng trong hàng.

    Tinh-tong-hang-va-cot
    Tinh-tong-hang-va-cot

  2. Chọn nút Tự động tính tổng trên tab Trang chủ hoặc tab Công thức.
    Một công thức Tổng sẽ xuất hiện trong ô đã chọn và một loạt bạn bè đã thêm sẽ được đánh dấu (như trong ví dụ B2: B6)
    Tóm tắt-SUM-trong-Excel
    Tóm tắt-SUM-trong-Excel

    Trong hầu hết các trường hợp, Excel chọn phạm vi chính xác để tính tổng. Nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi khác khi phạm vi được tính toán bị sai, bạn có thể tự sửa bằng cách nhập phạm vi mong muốn vào công thức hoặc kéo con trỏ qua các ô mà bạn muốn tính tổng.
    Mẹo: Để kết hợp nhiều cột và hàng cùng một lúc, hãy chọn một vài ô ở dưới cùng hoặc bên phải của trang tính, sau đó nhấn nút Tự động tính tổng.

>>> Xem thêm:  Ứng dụng Power Query xây dựng mô hình dữ liệu phân tích năng suất lao động – Phần 2

Xem thêm: Tài liệu Excel cơ bản

Nhấn phím enter để hoàn thành công thức.
Bây giờ bạn có thể thấy tổng được tính toán trong ô và công thức SUM trong thanh công thức.

Hàm-SUM-trong-Excel
Hàm-SUM-trong-Excel

Phím tắt của Tổng trong Excel

Nếu bạn thích làm việc với bàn phím hơn là chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt Excel AutoSum để tính tổng:

Nhấn phim Dấu bằng trong khi giữ phím Alt sẽ chèn công thức Tổng vào các ô đã chọn giống như cách bạn nhấn nút Tự động tính tổng trên thanh menu, sau đó nhập để hoàn thành công thức.

Cách sử dụng AutoSum với các chức năng khác

Ngoài việc thêm ô, bạn có thể sử dụng AutoSum để chèn các chức năng khác, ví dụ:

  • TRUNG BÌNH – để trả về giá trị trung bình của các số.
  • ĐẾM – đếm ô có số.
  • TỐI ĐA – để nhận giá trị lớn nhất.
  • MIN – để nhận giá trị nhỏ nhất.

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một ô mà bạn muốn chèn công thức, bấm Tính tổng, cuộn xuống, rồi chọn chức năng mong muốn từ danh sách có sẵn.
Ví dụ: bạn muốn nhận giá trị lớn nhất trong cột B:

Ket-hop-AutoSum-voice-cac-ham-other
Ket-hop-AutoSum-voice-cac-ham-other

Nếu bạn chọn Thêm Hàm từ danh sách có sẵn, Microsoft Excel sẽ mở hộp thoại Chèn Hàm, giống như khi bạn bấm vào nút Chèn Hàm trên tab Công thức hoặc nút fx trên thanh Công thức.

Xem thêm: các hàm cơ bản trong excel

Cách sử dụng AutoSum chỉ cho các ô được hiển thị (đã lọc) trong Excel

Tất cả các bạn đều đã biết cách sử dụng AutoSum trong Excel để tính tổng một cột hoặc một hàng. Nhưng bạn có biết cách chỉ tính tổng các ô được hiển thị trong một danh sách đã lọc không?

Nếu dữ liệu của bạn được sắp xếp trong bảng Excel (có thể dễ dàng thực hiện điều này bằng cách nhấn Ctrl + T), hãy chọn Tự động cộng gộp rồi chèn hàm SUBTOTAL để chỉ tính tổng các ô được hiển thị.

Trong trường hợp bạn lọc dữ liệu bằng cách áp dụng một trong các tùy chọn Bộ lọc, việc nhấp vào nút Tự động cộng gộp để chèn hàm SUBTOTAL sẽ thuận tiện hơn so với sử dụng SUM. Bạn có thể làm theo ảnh chụp màn hình bên dưới:

Ham-SUM-va-SUBTOTAL
Ham-SUM-va-SUBTOTAL

Ghi chú cho Excel AutoSum

Khi sử dụng AutoSum trong Excel để tự động tính tổng các ô, bạn chắc chắn sẽ muốn học một số thủ thuật để có thể làm việc với nó hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm:  Hướng dẫn cách sử dụng hàm LOWER trong Excel

Cách sử dụng AutoSum với nhiều ô cùng một lúc

Nếu bạn muốn tính tổng các giá trị trong một số hàng và cột, hãy chọn tất cả các ô bạn muốn tính tổng, sau đó nhấp vào nút AutoSum trên thanh menu hoặc nhấn phím tắt Excel Sum.

Ví dụ: bạn có thể chọn các ô A10, B10, C10 và sau đó nhấp vào Tự động tính tổng, do đó, có 3 cột được tính tổng cùng một lúc và giá trị trong mỗi cột sẽ được tính riêng:

Tinh-tong-ba-cot-dung-autosum
Tinh-tong-ba-cot-dung-autosum

Cách tính tổng các ô đã chọn theo chiều dọc và chiều ngang

Để chỉ tính tổng các ô đã chọn nhất định, hãy chọn các ô đó rồi nhấn Tự động cộng gộp. Vì vậy, bạn sẽ tính tổng các ô đã chọn theo chiều dọc:

Tinh-tong-cac-o-theo-chieu-doc
Tinh-tong-cac-o-theo-chieu-doc

Nếu bạn muốn tính tổng các ô theo hàng, bạn chọn các ô bạn muốn tính tổng cùng với một ô trống ở bên phải. Excel sẽ tính tổng các ô đã chọn theo chiều ngang và chèn công thức Sum vào một ô trống trong phạm vi đã chọn.

Tinh-tong-cac-o-theo-hang
Tinh-tong-cac-o-theo-hang

Để tính tổng các ô theo chiều dọc và chiều ngang, hãy chọn các ô cần tính tổng, thêm một hàng trống bên dưới và một cột trống ở bên phải, Excel sẽ tính tổng các ô theo cả chiều dọc và chiều ngang:

Tinh-tong-ac-bi-theo-doc-va-ngang
Tinh-tong-ac-bi-theo-doc-va-ngang

Cách sao chép công thức AutoSum sang các ô khác

Khi AutoSum thêm một hàm SUM vào ô đã chọn, nó sẽ hoạt động giống như một công thức Excel thông thường. Do đó, bạn có thể sao chép công thức đó sang các ô khác theo cách thông thường, chẳng hạn bạn có thể kéo từ ô này để điền vào ô khác.
Nhưng bạn cần lưu ý rằng AutoSum của Excel sử dụng tham chiếu ô tương đối (không có $) để điều chỉnh vị trí của công thức mới dựa trên vị trí tương đối của các hàng và cột.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng AutoSum để chèn một công thức vào ô A10 tính tổng các giá trị trong cột A: = SUM (A1: A9). Khi bạn sao chép công thức đó vào ô B10, nó sẽ chuyển đổi thành = SUM (B1: B9) và tính tổng các số trong cột B.
Trong hầu hết các trường hợp, đó là những gì bạn cần. Nhưng nếu bạn muốn sao chép công thức mà không thay đổi các tham chiếu ô, bạn cần sửa các tham chiếu bằng cách thêm dấu $.

>>> Xem thêm:  Cách thêm đường trung bình/đường tổng số vào biểu đồ trong Excel

Excel AutoSum không hoạt động

Lý do phổ biến nhất khiến AutoSum không hoạt động trong Excel là do các số được đặt ở định dạng văn bản. Thoạt nhìn, các giá trị này có thể trông giống như các số bình thường, nhưng Excel coi chúng như các chuỗi văn bản và không thực hiện các phép tính với chúng.

Các chỉ số rõ ràng nhất của các số được định dạng dưới dạng văn bản là căn chỉnh của chúng ở lề trái theo mặc định và các hình tam giác màu xanh lục xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của ô. Để sửa các số thành văn bản như thế này, hãy chọn tất cả các ô có vấn đề, sau đó nhấp vào dấu hiệu cảnh báo, chọn Chuyển đổi thành Số.

Excel-autosum-not-hoat-dong
Excel-autosum-not-hoat-dong

Các số có thể được định dạng dưới dạng văn bản vì nhiều lý do, chẳng hạn như nếu bạn đang sử dụng dữ liệu từ nguồn bên ngoài hoặc trong dữ liệu đầu vào có chứa các giá trị số trong dấu ngoặc kép trong công thức Excel. . Nếu không có hình tam giác màu xanh lá cây và dấu hiệu cảnh báo nào xuất hiện trong các ô, có thể là do Excel nghĩ rằng bạn muốn xuất một chuỗi văn bản với một mục đích cụ thể.
Ví dụ, công thức IF sau:

= IF (A1 = “OK”, “1”, “0”)

Có vẻ như công thức hoạt động tốt nhưng vấn đề là số 1 và số 0 là giá trị văn bản, không phải số, Excel Sum sẽ chuyển đầu ra thành số và vẫn thêm giá trị chính xác.

Trên đây là hướng dẫn AutoSum trong Excel. Ngoài hàm SUM thường dùng, Excel còn rất nhiều hàm hữu ích khác mà bạn có thể tham khảo trên Blog Học Excel Online.

Để có thể ứng dụng tốt Excel trong công việc, chúng ta không những phải thành thạo các hàm mà còn phải sử dụng thành thạo các công cụ của Excel. Các hàm nâng cao giúp ứng dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH … Các công cụ thường được sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table …

Tất cả những kiến ​​thức này bạn đều có thể học trong EX101 – Khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên sâu của Học Excel Online. Hiện tại hệ thống đang có chương trình ưu đãi giảm giá cực tốt cho các bạn khi đăng ký khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online

Nguồn : Blog hocexcel