Học Excel – Bài 34: Cộng tác trên workbook Excel cùng lúc bằng Co-authoring

0

Bạn và đồng nghiệp của bạn có thể mở và làm việc trên cùng một sổ làm việc Excel nhờ tính năng Đồng tác giả. Khi đó, bạn có thể xem nhanh những thay đổi của người khác. Trong một số phiên bản Excel, bạn cũng có thể xem các lựa chọn của người khác được thực hiện bằng các màu khác nhau.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Excel Hỗ trợ đồng tác giả, vui lòng chọn Chia sẻ Ở góc trên bên phải, nhập địa chỉ email, sau đó chọn vị trí đám mây. Nhưng nếu bạn cần thêm thông tin về các phiên bản được hỗ trợ, nơi có thể lưu trữ File…, hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn.

Trên Windows

Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn đã đăng ký Microsoft 365 và cài đặt phiên bản Office mới nhất.

Để đồng tác giả trong Excel cho Windows, bạn cần đảm bảo rằng mình đã thiết lập nội dung cần thiết trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần làm theo bốn bước dưới đây để cộng tác với những người khác.

Điều kiện đồng tác giả trong Microsoft Excel

  • Bạn cần đăng ký Microsoft 365.
  • Cài đặt phiên bản mới nhất của Excel cho Microsoft 365. Nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn có thể không thấy phiên bản này do quản trị viên của bạn cung cấp.
  • Đăng nhập vào Office bằng tài khoản đăng ký của bạn.
  • Cần sử dụng sổ làm việc Excel ở định dạng .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb. Nếu không có File nào ở định dạng này, hãy mở File, sau đó nhấp vào File> Lưu dưới dạng> Duyệt> Lưu dưới dạng. Chuyển đổi sang Sổ làm việc Excel (* .xlsx). Lưu ý, tính năng đồng tác giả không hỗ trợ định dạng bảng tính XML Mở Nghiêm ngặt.

Bước 1: Tải lên sổ làm việc

Sử dụng trình duyệt web của bạn để tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Lưu ý, các site SharePoint On-Premise (Base Sharepoint không được lưu trữ bởi Microsoft) không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc nên sử dụng trang web nào, hãy hỏi quản trị viên hoặc bộ phận công nghệ của bạn.

>>> Xem thêm:  Cách để bạn tăng cường tiếng bass cho loa và tai nghe trong Windows 10

Bước 2: Chia sẻ nó

  1. Nếu bạn đã tải File lên, hãy nhấp vào tên File để mở. Sổ làm việc này sẽ mở một tab mới trong trình duyệt web.
  2. Ấn nút Mở trong ứng dụng Máy tính để bàn.
  3. Khi mở File trong ứng dụng Màn hình ExcelBạn có thể thấy một thanh màu vàng cho biết rằng File đang ở trong trình xem được bảo vệ. Khi đó, hãy nhấp vào Cho phép chỉnh sửa.
  4. Nhấp chuột Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải.
  5. Theo mặc định, tất cả người nhận đều có thể chỉnh sửa sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt bằng cách nhấp vào tùy chọn Có thể chỉnh sửa.
  6. Nhập địa chỉ email vào ô tương ứng, phân tách từng email bằng dấu chấm phẩy.
  7. Thêm tin nhắn cho người nhận (tùy chọn).
  8. nhấn Gửi.

Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi liên kết cho chính mình, đừng nhấp vào nút Gửi. Thay vào đó, hãy nhấp vào Sao chép đường dẫn ở cuối bảng.

Bước 3: Cho phép người khác mở nó

Nếu được nhấp Chia sẻ, những người bạn chọn sẽ nhận được lời mời mở File. Họ có thể nhấp vào liên kết để mở sổ làm việc. Một trình duyệt web xuất hiện và sổ làm việc sẽ mở trong Excel cho web. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính để đồng tác giả, họ có thể nhấp vào Chỉnh sửa trong ứng dụng Máy tính để bàn. Tuy nhiên, họ cần sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ Đồng tác giả. Excel cho Android, Excel cho iOS, Excel Mobile và Excel cho người đăng ký Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa File trong trình duyệt web.

Ghi chú: Nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel, PowerPoint hoặc Word mới nhất, có một cách dễ dàng hơn để thực hiện việc này. Chỉ ấn File> Mở và lựa chọn Chia sẻ với tôi.

>>> Xem thêm:  Cách tạo chữ kiểu gạch ngang – đậm – nghiêng – cách điệu

Bước 4: Đồng tác giả với những người khác

Với File vẫn mở trong Excel, đảm bảo Tự động lưu nằm ở góc trên cùng bên phải. Khi người khác mở File, bạn có thể cộng tác với họ. Bạn sẽ biết rằng bạn đang đồng tác giả trong Excel khi bạn nhìn thấy ảnh của mọi người ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ phần mềm. (Hiển thị dưới dạng ảnh đại diện hoặc tên viết tắt).

Đồng tác giả trên Microsoft Excel

Mẹo để đồng tác giả trên Microsoft Excel

Bạn có thể phân biệt lựa chọn của mọi người thông qua các màu sắc khác nhau. Điều này xảy ra khi họ đang sử dụng Excel cho đăng ký Microsoft 365, Excel cho web, Android, Mobile và iOS. Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản khác, bạn sẽ không thấy lựa chọn của chúng nhưng những thay đổi của chúng sẽ xuất hiện ngay khi chúng hoạt động.

Lựa chọn của người khác có thể xuất hiện màu xanh lam, màu tím … nhưng lựa chọn của bạn luôn có màu xanh lá cây. Trên màn hình của người khác, sự lựa chọn của họ cũng là màu này. Nếu bạn không biết màu của ai, chỉ cần đưa con trỏ vào vùng chọn, tên người đó sẽ hiện ra. Nếu bạn muốn đến nơi ai đó đang làm việc, hãy nhấp vào ảnh hoặc tên viết tắt của họ, sau đó nhấp vào tùy chọn Đi đến.

Thực hiện các bước tương tự ở trên với Microsoft Excel cho Mac, Web.

Trên Android

Để đồng tác giả trong sổ làm việc Microsoft Excel cho Android

  • Cài đặt phiên bản Excel mới nhất bằng tài khoản Microsoft. Kế tiếp File> Mở và đảm bảo rằng tài khoản Microsoft của bạn được liệt kê ở đây. Nếu không, hãy chạm vào Thêm địa điểm để thêm tài khoản. Lưu ý, nếu bạn sử dụng điện thoại lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365.
  • Bạn cần sử dụng File .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb. Nếu File không ở định dạng này, hãy mở File bằng phiên bản Excel trên máy tính. Sau đó chạm vào File> Lưu dưới dạng> Duyệt> Lưu dưới dạng và chuyển đổi định dạng thành .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb.
>>> Xem thêm:  Sửa lỗi “Permission to access this folder” khi truy cập vào thư mục trong Windows 10

Bước 1: Lưu sổ làm việc vào đám mây

  1. Tạo File, sau đó nhấn File> Lưu dưới dạng.
  2. Kiểm tra vị trí lưu File hiện tại. Nếu OneDrive hoặc SharePoint được chọn, hãy nhấn vào nút Trở lại và chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không, hãy chạm vào OneDrive hoặc SharePoint ở bên trái, đặt tên cho File, sau đó chạm Tiết kiệm.

Bước 2: Chia sẻ File

  1. ChạmNút chia sẻ trong Excelở góc trên bên phải.
  2. Nhập địa chỉ vào trường Mời mọi người, phân tách email bằng dấu phẩy.
  3. Hãy chắc chắn để chọn Có thể chỉnh sửa.
  4. Sau đó chạm vào nút Chia sẻ. Chạm vào nút này sẽ gửi địa chỉ email đến người bạn muốn.

Nếu bạn muốn gửi liên kết đến chính mình, đừng chạm vào nút Chia sẻ, thay vào đó, hãy chạm vào Chia sẻ dưới dạng liên kết.

Bước 3: Cho phép người khác mở nó

Sau khi chạm vào nút Chia sẻ, những người khác có thể nhấp vào liên kết lời mời qua email. Một trình duyệt sẽ mở sổ làm việc trong Excel online. Họ có thể cộng tác ngay tại đây bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc> Chỉnh sửa trong trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel, không phải phiên bản web, để đồng tác giả, họ có thể nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc> Chỉnh sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ cần một phiên bản Excel hỗ trợ tính năng này.

Bước 4: Đồng tác giả với những người khác

Giờ đây, bạn có thể đồng tác giả trên sổ làm việc Excel cùng lúc với những người khác. Để xem ai đang cùng bạn chỉnh sửa File. Chạm Chia sẻ ở góc trên bên phải, sau đó chạm vào Quản lý. Nếu ai đó đang xử lý File cùng lúc với bạn, tên của họ sẽ xuất hiện trong danh sách và được gắn nhãn Chỉnh sửa.

(Tiếp tục)

Xem thêm nhiều thủ thuật khác tại : https://excel-cracker.com/thu-thuat-pc

Leave A Reply

Your email address will not be published.