Hướng dẫn cách viết hàm trong Excel thế nào cho đúng

Trong Excel, có rất nhiều hàm để phục vụ các nhu cầu tính toán khác nhau. Nhưng làm thế nào để viết đúng hàm giúp hàm tính ra kết quả chính xác? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu chủ đề này nhé.

Cách viết hàm trong Excel

Các hàm tính toán rất đa dạng và mức độ phức tạp cũng khác nhau. Nhưng tựu chung lại thì có 3 thành phần chính. Để sử dụng đúng chức năng, chúng ta cần chú ý các yếu tố sau:

1. Cấu trúc của hàm

Cấu trúc của hàm còn được gọi là cú pháp khi viết hàm. Mỗi hàm có sẵn trong Excel đều có cấu trúc được gợi ý để chúng ta viết đúng:

Ví dụ: Cấu trúc hàm VLOOKUP:

Tải game crack việt hoá tại: https://daominhha.com

Khi đó bạn chỉ cần hiểu các thành phần trong cấu trúc hàm là có thể hiểu cách viết chính xác.

Ví dụ: Với cấu trúc hàm VLOOKUP, chúng ta có thể dịch nghĩa tiếng Anh của từng nội dung sang tiếng Việt để hiểu:

  • lookup_value: là giá trị tìm kiếm, giá trị tham chiếu
  • table_array: là một bảng, một mảng dữ liệu (để tìm kiếm và tham chiếu)
  • col_index_num: col là viết tắt của từ cột, có nghĩa là số cột để tham chiếu đến (số cột kết quả cần tìm là gì)
  • range_lookup: là phạm vi tham chiếu, tìm kiếm. Hay có một nghĩa khác là tham chiếu phương thức. Khi ghi vào tham số này, sẽ có các gợi ý cụ thể:

Tiếp tục dịch nội dung hướng dẫn, chúng ta sẽ thấy giá trị đầu vào của tham số này có 2 dạng:

  • TRUE: nhập từ TRUE, đại diện cho một tham chiếu tương đối
  • FALSE: nhập từ FALSE, đại diện cho tham chiếu chính xác
>>> Xem thêm:  TẠO TỔ HỢP PHÍM TẮT ĐỂ DI CHUYỂN QUA LẠI GIỮA CÁC WORKSHEET TRONG EXCEL

Vì vậy việc viết một hàm dựa trên các gợi ý trong cấu trúc của hàm sẽ giúp chúng ta biết được hàm cần những gì để có thể tính toán. Chỉ khi viết đúng cấu trúc thì hàm mới tính đúng.

2. Giá trị được nạp vào hàm

Ngoài việc viết đúng cấu trúc thành phần trong hàm, chúng ta còn phải viết đúng giá trị.

Ví dụ: tham số col_index_num yêu cầu chúng ta nhập một số. Số này đại diện cho số cột chứa kết quả mong muốn trong table_array. Vì vậy, giá trị này phải là:

  • Trong giới hạn của table_array. Tức là table_array có 5 cột, col_index_num chỉ được nhận giá trị tối đa là 5, nếu lớn hơn sẽ là false.
  • Không được là giá trị không phải số: Nhập Văn bản ở đây sẽ không chính xác.

Vì vậy, giá trị được tải vào hàm phải tuân theo các phần tử logic hơn, không phải bất kỳ giá trị nào mà bạn muốn nhập.

Ngoài ra, khi nhập giá trị vào hàm cần chú ý đến phương thức nạp: Trực tiếp hoặc gián tiếp.

  • Tải trực tiếp: Ghi giá trị trực tiếp.
  • Tải gián tiếp: Đề cập đến ô chứa giá trị

Ví dụ:

Ở 2 công thức trên đều cho kết quả đúng, nhưng ở cách nhập giá trị vào hàm thì sử dụng 2 cách khác nhau:

  • Cách 1: Bạn có thể nhập trực tiếp số 3
  • Phương pháp 2: Tham chiếu đến ô C2 chứa giá trị 3

Ngoài ra, các thành phần khác cũng có thể được phân tích:

  • lookup_value: Các chữ cái tiếng Nga được đặt trong dấu ngoặc kép, được viết trực tiếp
  • table_array: A3: C5 là bảng tham chiếu, được viết gián tiếp (ở đây buộc phải viết dạng tham chiếu)
  • range_lookup: từ FALSE có thể được viết trực tiếp, không cần đặt trong dấu ngoặc kép
>>> Xem thêm:  Phân tích và thiết kế Dashboard, báo cáo quản trị trong Excel

Sau khi đã hiểu cách nạp dữ liệu vào hàm, chúng ta còn phải lưu ý đến 1 nội dung quan trọng: Kiểu dữ liệu đầu vào là gì?

3. Kiểu dữ liệu

Có hai điểm cần chú ý trong kiểu dữ liệu:

Một. Với dữ liệu trực tiếp (hoặc giá trị tại ô được tham chiếu): có 3 loại chính:

  • Type Text: là một ký tự văn bản. Khi viết trực tiếp, văn bản phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
  • Type Number: là một ký tự số. Khi viết trực tiếp có thể viết ngay mà không cần đặt dấu ngoặc kép
  • Type Date: là một ký tự số, nhưng mang ý nghĩa biểu thị ngày giờ. Khi viết trực tiếp phải đưa về dạng số (Tổng quát) hoặc phải viết dưới dạng tham chiếu.

NS. Với các kiểu tham chiếu, hãy chú ý đến kiểu Phạm vi và Mảng

  • Phạm vi là một phạm vi ô, có thể bao gồm 1 hoặc nhiều ô liên tiếp. Thông thường, định dạng phạm vi áp dụng cho phạm vi dữ liệu có 1 cột
  • Mảng là một mảng dữ liệu, có thể là toàn bộ dữ liệu trong một ô hoặc một phần dữ liệu bên trong ô đó

Vì vậy với Array tham chiếu sẽ rộng hơn và phức tạp hơn Range.

Ví dụ:

  • Tham số table_array trong hàm VLOOKUP là một mảng.
  • Tham số sum_range trong hàm SUMIF thuộc phạm vi biểu mẫu

Khi tính toán, các hàm trong Excel sẽ dựa vào tính chất của Kiểu dữ liệu trực tiếp để tính toán.

>>> Xem thêm:  Xây dựng hệ thống Web bán hàng tự động 0 đồng trong 3 giờ với Google Apps Script

Ví dụ: Hàm VLOOKUP sau không thành công do tính chất sai của kiểu dữ liệu

Cùng một công thức VLOOKUP có cách viết giống nhau, nhưng khi viết đối tượng trong lookup_value, đặt số 84 trong dấu ngoặc kép không cho ra kết quả.

Nguyên nhân là do trong bảng dữ liệu A3: C5, cột Mã chứa dữ liệu số. Khi đề cập đến số 84 trong dấu ngoặc kép, đó là dữ liệu Văn bản, dẫn đến không có kết quả.

* Chú ý:

Kiểu dữ liệu là yếu tố thường bị ẩn, bị bỏ qua vì không nhìn thấy nhưng lại là nguyên nhân chính gây ra lỗi mà chúng ta khó phát hiện ra.

* Thứ tự các bước để kiểm tra một chức năng như sau:

  • Bước 1: Kiểm tra để viết đúng cấu trúc
  • Bước 2: Kiểm tra xem các giá trị đầu vào có chính xác không
  • Bước 3: Kiểm tra xem kiểu dữ liệu của giá trị đầu vào có tương thích / khớp hay không

Hi vọng sau bài viết này các bạn đã viết được hàm chính xác và giúp hàm tính được kết quả như mong muốn.

Xem thêm các bài viết khác:

Cách làm việc với các hàm Excel phức tạp

Hướng dẫn cách viết hàm IF kết hợp với VLOOKUP. hàm số

Hướng dẫn cách viết nhiều hàm IF lồng nhau dễ hiểu và dễ thực hiện

Hướng dẫn cách lồng các hàm, viết các hàm lồng nhau trong Excel

Nguồn : Blog hocexcel