Hướng dẫn lập sổ Nhật ký chung trên Excel

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn lập Nhật ký chung trên Excel. Bằng cách sử dụng các hàm Excel cơ bản mà hầu hết chúng ta đều có thể làm được.

Trong một bài đăng gần đây, Học Excel Online Cũng có một bài viết tương tự nhưng với kiến ​​thức nâng cao hơn, đó là sử dụng câu truy vấn SQL với hàm m. “HeoSQL” trong Add – Ins HocExcelOnline. Bạn có thể tham khảo bài viết đó ngay dưới đây.

Hướng dẫn tạo Nhật ký chung bằng hàm “HeoSQL”

Sau đó, trong bài viết này, với dữ liệu tương tự và các hàm Excel cơ bản trong Excel. Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn tạo Nhật ký chung, Đi nào!

Hướng dẫn cài add ins hocexcelonline

Cụ thể với DATA như sau:

Huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-1

Và hình thức Nhật ký chung. bạn có thể sử dụng một mẫu Nhật ký chung khác, không nhất thiết phải giống hoàn toàn với mẫu này. Miễn là vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết, đúng mục đích cũng như vai trò của sổ là phản ánh tình hình các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, các bạn có thể Download mẫu này ở link cuối bài viết về cho tài liệu tham khảo.

Huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-2

Hàm Excel sử dụng

Với dữ liệu và mẫu Nhật ký chung như trên, chúng ta chỉ cần sử dụng hàm IF, hàm AND để lập luận là hoàn toàn có thể tạo được Nhật ký chung.

Cách sử dụng hàm if trong excel 2016, 2010, 2017

Đang làm

Nếu bạn để ý, tôi đã tô màu 2 ô trên mẫu sổ tay của mình (E8, E9), 2 ô đó với mục đích là chúng ta sẽ lập sổ với số liệu phát sinh trong kỳ trong kỳ đó. Tức là, dữ liệu được tải lên Nhật ký chung này sẽ là những lần xuất hiện có ngày> = từ ngày (E8) và <= cho đến nay (E9). Cụ thể, chúng tôi sẽ thực hiện như sau:

>>> Xem thêm:  Luyện tập các hàm và công cụ trong Excel, chuẩn bị cho các kì thi

Với cột ngày và chứng từ

Như đã nêu ở trên, ngày trên sổ nhật ký chung phải trong (ô E8) đến (ô E9). Chúng tôi có công thức đối số trong ô D15 như sau:

= IF (AND (DATA! B3> = $ E $ 8, DATA! B3 <= $ E $ 9), DATA! B3, ””)

Công thức trên có thể được giải thích bằng lời như sau: Nếu giá trị trong ô B3 trên DỮ LIỆU Trang tính (tức là ngày) và thỏa mãn 2 điều kiện lớn hơn trong ô E8 và nhỏ hơn hoặc bằng trong ô E9 sẽ trả về giá trị trong ô B3 trên DỮ LIỆU Trang tính (tức là ngày).

Huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-3

Với các cột còn lại

Sau khi xác định được ngày tháng, với các cột còn lại (chỉ tiêu còn lại) trên Sổ Nhật ký chung, ta chỉ cần căn cứ vào cột ngày tháng này để xác định. Cụ thể, chúng ta sẽ có công thức trong các trường thông tin còn lại của cửa sổ như sau:

huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-4

Cột STT và cột phụ để lọc

Tiếp theo, chúng ta sẽ đánh số các hàng phát sinh trên Nhật ký chung và tạo thêm một cột để lọc.

Về việc đánh số thứ tự, chúng tôi chỉ đánh số thứ tự cho các dòng dữ liệu không rỗng (tức là phát sinh). Bạn có thể có nhiều cách đánh số khác nhau như sử dụng hàm COUNTIF, SUBTOTAL,… Trong bài viết này, mình sử dụng hàm sau:

= IF (D15 = “”, “”, MAX ($ B $ 14: B14) +1)

Về cột bộ lọc, bạn có thể sử dụng một công thức đơn giản như sau (chỉ tiếp tục IF):

= IF (D15 = “”, “”, “x”)

Sau khi hoàn thành các công thức cần thiết, bạn thực hiện Điền vào công thức xuống cho các dòng còn lại.

>>> Xem thêm:  Cach tìm tổng nhỏ hơn gần nhất với 1 giá trị trong cột

Vậy là xong, mỗi khi muốn xem sách trong một khoảng thời gian nhất định, bạn chỉ cần đổi ngày ở 2 ô. E8E9rồi thực hiện thao tác lọc là bạn đã hoàn thành Nhật ký chung một cách nhanh chóng rồi phải không?

Huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-5

Một số lưu ý

Với phương pháp khá đơn giản này, bạn hoàn toàn có thể lập Nhật ký chung một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời có thể cập nhật và linh hoạt khi thay đổi khoảng thời gian. Tuy nhiên, nó cũng có một số điểm cần lưu ý như sau:

– Với dữ liệu sinh ra trên Sheet DATA ít thì không sao, nhưng khi dữ liệu lớn, lên đến hàng chục, hàng trăm nghìn dòng thì sẽ khiến File Excel của bạn hoạt động rất vất vả, vì với việc sử dụng hàm IF đơn giản này. , dữ liệu ở phía Trang DỮ LIỆU của bạn có bao nhiêu dòng, vì vậy Nhật ký chung của bạn cũng phải có nhiều dòng đó. Việc áp dụng quá nhiều công thức trong Excel sẽ khiến File của bạn hoạt động rất khó khăn.

– Vậy, làm thế nào để khắc phục tình trạng trên? (Tất nhiên là phải có cách). Bạn có thể sử dụng VBA Excel, SQL với hàm “HeoSQL” Trong Thêm – Ins HocExcelOnline, hoặc nó cũng có thể là một công thức mảng, v.v., có khá nhiều cách phải không? Tuy nhiên, mục đích chính của bài viết này là giúp bạn sử dụng các hàm Excel cơ bản mà hầu hết chúng ta đều có thể làm được, vì vậy tôi sẽ không đề cập đến các vấn đề nâng cao hơn. Học Excel Online Sẽ có các bài viết khác hướng dẫn các bạn sử dụng các hàm nâng cao đó, ví dụ như bài viết sau:

>>> Xem thêm:  Học Excel kế toán – Tự tạo phần mềm quản lý kho với Excel và VBA

Sự kết luận

Học Excel Online, hy vọng qua bài viết này bạn đã nắm được Cách tạo Nhật ký chung trong Excel khá đơn giản, hiệu quả và nhanh chóng. Phản ánh tình hình phát sinh trong kỳ và hoàn toàn linh hoạt theo khoảng thời gian muốn xem sách. Về file đính kèm bài viết bạn có thể tải ngay bên dưới.

Tải file đính kèm bài viết tại đây: Hướng dẫn thiết lập Nhật ký chung trong Excel

Hướng dẫn tạo Ledger bằng chức năng “HeoSQL”

Hướng dẫn lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng bằng excel

Hướng dẫn cách lập sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa trên excel

Hướng dẫn cách hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng trên excel

Hướng dẫn lập sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền mặt trên excel

Cách ghi tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Hướng dẫn lập sổ sách kế toán chi tiết với khách hàng bằng excel

Hướng dẫn lập bảng tổng hợp tài khoản ngân hàng trên excel

Nguồn : Blog hocexcel