Ứng dụng Index+match trong quản lý hợp đồng lao động

Chào mừng bạn đến Học Excel Online

Trên blog.hocexcel.online có một bài viết rất hay về việc sử dụng hàm index kết hợp với hàm match một cách tối ưu hơn là sử dụng hàm vlookup. Nhiều bạn muốn biết ứng dụng của index và match hoạt động như thế nào.

Vì vậy hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm index + match trong việc theo dõi hợp đồng lao động.

Như sau:

Tải game crack việt hoá tại: https://daominhha.com

Như bạn thấy trong hình trên, chúng ta có 2 phần:

  • Phần bên trái là nội dung của hợp đồng lao động (các dòng màu đỏ sẽ thay đổi để tra cứu theo mã số Hợp đồng đã chọn (ô M11)
  • Ở phía bên phải, chúng ta có danh sách thông tin nhân viên, bao gồm rất nhiều thông tin và kèm theo số lượng hợp đồng lao động. Tuy nhiên, cấu trúc của bảng này hơi đặc biệt ở chỗ cột số hợp đồng lao động không phải là cột đầu tiên trong bảng.

=> Với cấu trúc bảng như vậy, chúng ta chỉ có thể sử dụng hàm vlookup để tra cứu duy nhất 1 thông tin là Ngày ký (Do yêu cầu của hàm vlookup, cột chứa điều kiện (tiêu chí) phải là cột đầu tiên bên trái của bảng dữ liệu). Phần còn lại của thông tin, vlookup không thể được sử dụng.

Đừng bỏ lỡ: khóa học Excel kế toán trực tuyến

Trong trường hợp như thế này, sử dụng chỉ mục và đối sánh là giải pháp tối ưu. Cách sử dụng chỉ mục và đối sánh như sau:

>>> Xem thêm:  Cách so sánh hai cột dữ liệu trong Excel để xóa, highlight, tô màu dữ liệu trùng lặp

Cấu trúc hàm chỉ mục (mảng, row_num, [column_num])

Mảng là vùng chứa kết quả của dữ liệu cần tìm, bắt đầu từ dòng 1 (nếu không xác định giá trị column_num thì sẽ hiểu là Mảng chỉ có 1 cột)

Row_num là dòng chứa giá trị cần tìm trong Mảng (định dạng số)

Column_num là cột chứa giá trị cần tìm (dạng số)

Vì vậy trong hàm Index, chúng ta luôn biết Array nằm ở đâu (cột nào cần trả về). Để xác định Row_num, bạn cần sử dụng Khớp. hàm số

Cấu trúc của trận đấu (lookup_value, lookup_array, [match_type])

lookup_value là giá trị cần tìm (đây là số hợp đồng)

lookup_array là vùng chứa giá trị cần tra cứu (cột Số HĐLĐ)

Loại so khớp là một hình thức tìm kiếm, sử dụng giá trị 0 để tìm kiếm chính xác.

  • Ngày hợp đồng (ô I4): = INDEX ($ T $ 1: $ T $ 9, MATCH ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0))

Dòng này sẽ xuất ngày dưới dạng dd / mm / yyyy

Để hiển thị định dạng “Ngày 3 tháng 3 năm 2017” trong ô I4, chúng ta chọn Định dạng Ô trong ô I4 và thực hiện như sau:

Chọn Custom / Type: nhập nội dung “Ngày“ dd ”tháng“ mm ”năm“ yyyy ”

  • Số hợp đồng: = “Không. “& M11”
  • Tên đầy đủ của nhân viên: = INDEX ($ L $ 1: $ L $ 9, MATCH ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0))
  • Ngày sinh: = TEXT (INDEX ($ M $ 1: $ M $ 9, MATCH ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0)), ”dd / mm / yyyy”)

Thay vì đi đến định dạng ô để định dạng, bạn có thể kết hợp chức năng Văn bản để định dạng dữ liệu trong ô một cách trực tiếp

  • Phần thông tin CMND, gồm 3 mục: Số, ngày cấp, nơi cấp. Ta có thể tách 3 chức năng, sau đó gộp các chức năng bằng dấu và (khi nối các tiêu chí có thể gộp thêm một vài dấu cách để tách các chỉ tiêu trên 1 dòng)

= “Số ID / Hộ chiếu” & INDEX ($ N $ 1: $ N $ 9, TRẬN ĐẤU ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0)) & “” & “Ngày cấp” & TEXT (INDEX ($ O $ 1): $ O $ 9, TRẬN ĐẤU ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0)), ”dd / mm / yyyy”) & ”“ & ”Tại“ & INDEX ($ P $ 1: $ P $ 9, TRẬN ĐẤU ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0))

  • Nơi đăng ký hộ khẩu: = INDEX ($ Q $ 1: $ Q $ 9, MATCH ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0))
  • Nơi ở hiện tại: = INDEX ($ R $ 1: $ R $ 9, TRẬN ĐẤU ($ M $ 11, $ S $ 1: $ S $ 9,0))
>>> Xem thêm:  Cách Hiển Thị Phần Gợi Ý Khi Sử Dụng Hàm Trong Excel

Vì vậy khi áp dụng Index và match, điều duy nhất cần lưu ý là đối tượng Array (vùng chứa kết quả cần tìm) của hàm Index. Và nội dung của hàm Match không thay đổi khi thực hiện tương tự với nhiều nội dung trên cùng một bảng dữ liệu.

Bạn có thể kiểm tra kết quả của hàm bằng cách thay đổi số hợp đồng trong ô M11.

Vậy là chúng ta đã hoàn thành một ví dụ về việc sử dụng hàm đối sánh chỉ số trong công việc thực tế, cụ thể hơn là quản lý hợp đồng lao động, một công việc mà hầu như ai cũng làm về kế toán tiền lương hay bảng lương. Bộ phận nhân sự đang phải đối mặt.

Cám ơn vì sự quan tâm của bạn.

Để có thể nâng cao kỹ năng Excel về kế toán, tính lương, nhân sự, bạn có thể tham gia khóa học

TL01 – Ứng dụng EXCEL VBA trong TIỀN LƯƠNG – NHÂN SỰ

Khóa học sẽ cung cấp cho bạn những kiến ​​thức về kế toán tiền lương, quản trị, nhân sự trong thực tế và kỹ năng excel kết hợp với VBA để giải quyết công việc và tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Nguồn : Blog hocexcel